1. ¿Me afecta la entrada en vigor del Reglamento VERI*FACTU?
La entrada en vigor de la normativa VERI*FACTU afectará, además de a los productores y comercializadores de sistemas informáticos de facturación (SIF) a todos los usuarios empresarios y profesionales (personas físicas y personas jurídicas) que estén obligados a emitir factura y no esté incluidos (obligatoria o voluntariamente) en el Suministro Informático de Información (SII)
El Reglamento establece la forma en que los registros de facturación producidos por sistemas informáticos deben cumplir con los requisitos legales de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad, evitando así cometer fraude.
2. ¿Puedo seguir emitiendo facturas en formato pdf o formato Excel?
Si, pero únicamente si las emite de forma manual (sin utilizar un SIF) y no realiza ninguna otra función que la de emitir la factura.
Si utiliza una hoja Excel a la que ha incorporado una macro que le permita generar el libro de facturas emitidas, la hoja de cálculo se considerará SIF y deberá cumplir los requisitos reglamentarios.
3. Si solo emito tiques (facturas simplificadas) ¿mi caja registradora es un SIF?
Si la caja registradora permite la entrada de información, conservar la factura y procesarla, se considerará a efectos del Reglamento sistemas informáticos de facturación, y, por lo tanto deberá adaptar el programa a los requisitos reglamentarios.
4. ¿Debo pedir a mi proveedor del sistema de facturación un certificado de homologación de la AEAT del sistema?
Corresponde a la persona o entidad productora del sistema informático certificar, mediante una declaración responsable, que el sistema informático cumple con lo dispuesto en el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, General Tributaria, así como con lo dispuesto en el citado Reglamento (RRSIF) y en las especificaciones que, en su desarrollo, se aprueben mediante orden ministerial.
Esta declaración responsable deberá constar por escrito y de modo visible en el propio sistema informático en cada una de sus versiones, así como para el cliente y el comercializador en el momento de la adquisición del producto.
5. ¿Pueden mis clientes exigirme la facturación en formato electrónico?
De momento no podrán exigirse el envío de facturas en formato electrónico. Su emisión y envío no será obligatoria hasta la entrada en vigor del Reglamento B2B (Facturación obligatoria entre empresarios y profesionales) y su Orden de desarrollo.
Con aprobación (y publicación) de la referida orden ministerial se iniciará el cómputo de los plazos previstos en la disposición final octava de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, para la entrada en vigor de la factura electrónica obligatoria:
- Para los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a 8 millones €, al año.
- Para el resto de los empresarios y profesionales, producirá efectos a los dos años.
6. ¿Si mis clientes o proveedores están en SII o en SIF, qué información y en qué plazo suministrarán información sobre mis operaciones a la AEAT?
SII:
- Facturas emitidas: Con carácter general, las facturas deben remitirse en el plazo de cuatro días naturales desde la expedición de la factura, salvo que se trate de facturas expedidas por el destinatario o por un tercero, en cuyo caso, dicho plazo será de ocho días naturales.
- Facturas recibidas: Se deben remitir un plazo de cuatro días naturales desde la fecha en que se produzca el registro contable de la factura y, en todo caso, antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación en que se hayan incluido las operaciones correspondientes (período en que se deduce el IVA soportado).
VERIFACTU:
- Facturas emitidas: Se remiten de forma automática instantánea, a la Sede Electrónica de la AEAT todos los registros de facturación correspondientes a las facturas expedidas por el SIF
- Facturas recibidas: No se envían las facturas recibidas (cosa que sí se hace en el SII) y por lo tanto debe hacerse el libro de facturas recibidas.
7. Diferencias entre facturas emitidas con SIF homologados “VERI*FACTU” y “NO VERI*FACTU”
VERI*FACTU: sistemas de emisión de facturas verificables: remiten en línea, a través de internet, de forma automática, consecutiva e instantánea, a la AEAT todos los registros de facturación correspondientes a las facturas expedidas por el SIF.
NO VERI*FACTU: sistemas de emisión de facturas no verificables: NO remiten los registros de facturación a la AEAT, sino que los almacena obligándose a garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos durante todo el periodo de prescripción fiscal.
8. ¿Qué finalidad tiene la representación gráfica código QR obligatoria en las facturas emitidas con SIF?
- Para que el cliente destinatario de la factura pueda cotejar o comprobar si el correspondiente registro de facturación se encuentra en poder de la AEAT o no. Este cotejo tendrá lugar cuando se utiliza un sistema de emisión de facturas verificables (sistema VERI*FACTU).
- Por el contrario, cuando el sistema informático de facturación empleado es un sistema de emisión de facturas no verificables, la remisión de la información a la Administración Tributaria por el cliente destinatario de la factura, por medio del código QR, sirve para dejar constancia de la existencia de la factura misma y su contenido esencial, lo cual podría servir para un posible contraste futuro por parte de la AEAT.
9. ¿Una empresa puede optar por la utilización del SISTEMA VERI*FACTU de la AEAT en cualquier momento del año?
Si. La opción se entenderá realizada de forma tácita por el hecho de iniciar sistemáticamente la remisión de registros de facturación a la sede electrónica de la AEAT. Esta opción se prolongará, al menos, hasta el fin del año natural en el que se haya producido, de forma efectiva, el primer envío voluntario de los registros de facturación.
10. ¿Si se utiliza un SIF es necesario imprimir las facturas en formato papel?
NO es obligatorio imprimir en papel la factura, siempre que se utilicen sistemas de facturación electrónica (ya sea estructurada o no estructurada).